Nuestra vida esta llena de cosas que hacer, prisas, obligaciones… Las horas no nos dan para todo lo que queremos hacer y muchas veces nos planteamos mejorar la gestión de nuestro tiempo.
En realidad, la cantidad de tiempo de la que disponemos cada día está predefinida, nos viene dada. Tenemos veinticuatro horas, ni más ni menos. No lo podemos cambiar. Lo que si podemos cambiar es cómo gestionamos las tareas. Es decir, no podemos actuar sobre el tiempo de que disponemos, pero si sobre como gestionamos nuestras actividades. Es cuestión de tareas, no de tiempo.
Para ser eficientes, necesitamos conocer primero qué sentido que tiene para nosotros lo que queremos hacer. Preguntarnos ¿para qué todo esto?. Esa pregunta nos conecta con nuestros deseos profundos y nos hace descubrir la razón y objetivo de nuestras actividades.
En ocasiones realizamos una tarea de modo correcto pero al final nos damos cuenta de que lo equivocado era la realización de la tarea en si. No hacía falta, o no era lo que queríamos realmente.
Por eso es importante preguntarse con frecuencia para qué estamos haciendo algo, cual es nuestra motivación y para qué sirve.
Te aplanteo a continuación algunas claves prácticas para obtener mayor rendimiento de tu tiempo:
1.- Evita las interrupciones.
Reuniones, cafés compartidos, emails, redes sociales… todo ello puede formar parte del trabajo, pero si no lo tienes bajo control, se convertirán en tus grandes enemigos porque te impedirán cumplir con lo que tenías programado.
¿Cuáles son las horas en las que mas avanzas en tu trabajo? Probablemente a primera hora de la mañana y por la noche, ¿verdad? La principal razón es porque a esas horas el teléfono, las visitas y las reuniones no te interrumpen. Calma chicha.
¿Qué pautas seguir para evitar interrupciones? Debes definir las tuyas propias, como idea, aquí te dejo algunas pautas que yo utilizo:
Cuando tengo que terminar una tarea, por ejemplo un artículo, evito las distracciones del teléfono fijo descolgándolo, y del móvil sacándole el volumen. Así tengo la certeza de que nadie me va a interrumpir por esa vía.
¿Redes sociales? Yo las utilizo como una herramienta profesional y entro dos veces al día, a última hora de la mañana y a última hora de la tarde. Suficiente.
¿Email? Con dos veces al día me basta normalmente (utilizo un sistema de carpetas por prioridades que te explicaré en otro artículo) después queda cerrado. Antes de utilizar este sistema, lo mantenía abierto todo el día, eso me generaba estrés y además me hacía estar interrumpiendo constantemente la tarea que estaba desarrollando.
Cuando quiero comunicarme con alguien y el asunto y las circunstancias lo permiten, utilizo el correo electrónico en lugar de una reunión o llamada telefónica, es menos invasivo y así permito al destinatario que responda cuando mas le convenga, respetando sus propios tiempos.
Estas son algunas de mis pautas, extraidas de material sobre productividad y adaptadas a mis necesidades, pero insisto, cado uno debe encontrar las suyas propias en función de su las exigencias de su trabajo y preferencias. Una vez que las definas, cúmplelas a rajatabla.
¿Accesibilidad constante?
En mi primera etapa como directiva, solía tener la puerta de mi despacho siempre abierta, me gustaba la idea de estar accesible siempre que se me necesitara, hasta que descubrí que no era operativo, las numerosas interrupciones, en ocasiones solo para comentar algo no demasiado importante, me hacían perder la concentración de lo que estaba haciendo constantemente.
En un momento dado, decidí que durante dos horas por la mañana y dos horas por la tarde cerraría la puerta del despacho. Por supuesto, expliqué las razones en la compañía. El cambio en mi productividad fue notable.
Te sorprenderá lo que avanzas si reservas espacios de tiempo para trabajar aislada y sin interrupciones.
2.- Duerme lo necesario.
El restar horas al sueño, de modo habitual, para dedicar al trabajo, es algo que con el tiempo pasa factura, además, tu rendimiento, creatividad y actitud se resentirán al día siguiente.
Ser productivo no significa trabajar mas, si no utilizar tu creatividad para encontrar soluciones que exigen menos esfuerzo y cuando has dormido poco, esta desciende a niveles mínimos.
Lo que puede ser un apaño y solución puntual nunca debe convertirse en un hábito. Organízate mejor y duerme lo necesario.
3.- Reduce al mínimo el número de reuniones.
¿Cuánto cuesta una reunión? Veamos:
El tiempo directamente invertido en ella, el tiempo de desplazamiento, el tiempo de prepararla, cambiar el registro mental, el “coste de oportunidad” (el trabajo que dejas de realizar por asistir). ¡Y todo esto multiplicado por el número de asistentes!
El problema es que con frecuencia una reunión es precursora de la siguiente porque en ocasiones no solucionan las cuestiones que las crearon, suelen tomar como punto de partida conceptos demasiado generales e inabordables en el tiempo disponible, es muy frecuente salirse del tema, los asistentes no suelen llevarlas preparadas…
Si es posible, ¿Por qué no utilizar las nuevas tecnologías como Skype o incluso el teléfono? Cada vez mas profesionales trabajan exclusivamente de este modo con estupendos resultados.
¿Están justificadas todas las reuniones que se celebras en el día a día en tu empresa, o si trabajas por tu cuenta, las que mantienes con tus clientes, colaboradores, proveedores, etc.?
Valóralo y toma medidas.
4.- Cuida tu motivación fijado objetivos intermedios.
Si te fijas objetivos demasiado lejanos es fácil que te desanimes, pierdas la ilusión y acabes abandonando.
Cuanto menos tiempo necesites para lograr algo, mas fácil será que lo consigas. Pasar un año trabajando sin recibir feedback ni tener resultados puede ser desalentador. A todos nos gusta terminar unas cosas y empezar otras, no estar “anclados” en una tarea interminable.
Si por ejemplo, tu objetivo es escribir un libro en un año, será mas sencillo si te planteas tener la estructura definida en un mes, luego un mes para desarrollar cada capítulo (de un total de diez) y un mes final para pulir detalles. El que al final del tercer mes tengas la estructura y los dos primeros capítulos te hará sentir satisfecha porque estás cumpliendo plazos y avanzas de forma adecuada. Esa satisfacción actuará como palanca sobre tu motivación.
En definitiva, define pequeños hitos que te hagan sabes que estás en el camino correcto y celébralos. Te ayudará a cargar las pilas y a mantener la moral alta.
5.- Planifica cada día qué harás la siguente jornada.
Si cada día a última hora concretas la agenda para el día siguente, empezarás cada jornada con las ideas claras y totalmente enfocada.
Es una inversión de diez minutos que resulta muy rentable.
6.- Aplazar te roba tiempo.
En algún momento todos aplazamos algo, de hecho algunas empresas han desarrollado estrategias comerciales basadas en ello, como las de paquetería urgente o las que abren el día de Navidad pensando en los que dejan la compra de regalos para el útlimo día.
Pero para muchas personas este hábito resulta muy perjudicial, ¿de dónde procede la costumbre de aplazar?
Expertos en productividad han identificado los ocho motivos con los que con frecuencia nos justificamos para postergar tareas. Algunas razones son internas (miedo al cambio, miedo al fracaso, dejarlo todo para el último momento y tendencia a adquirir demasiados compromisos) y otras son externas (tareas desagradables, tareas demasiado complicadas, flujo de tareas difuso y meta difusas).
Teniendo en cuenta esta información, ya puedes identificar tus razones. ¿Cuáles son?
Un ejercicio interesante en este sentido es hacer una lista por categorías de las tareas profesionales, las responsabilidades personales y los objetivos a largo plazo que has dejado desatendidos, las tareas a corto plazo, llamadas telefónicas, unas vacaciones, etc…
Una vez tengas las tareas en la tabla identificadas y hayas tomado consciencia, puedes organizarlas creando una lista de prioridades. A tu manera. Se trata de tener una herramienta sencilla y muy visual que te indique qué debes hacer en cada momento, así, cuando termines una tarea, sabrás qué es lo siguiente que debes hacer. Las tareas mas complejas puedes desglosarlas en otras mas pequeñas.
Un truco muy útil es adoptar la costumbre de hacer en el momento cualquier tarea que tengas pendiente y para la que necesites invertir menos de dos minutos. No lo aplaces, hazlo ya. Si lo dejas para mañana y lo sumas a otras cosas pendiente, se convertirá en un tiempo precioso que tendrás comprometido y que podrías dedicar a otras actividades mas gratificantes para ti.
Si eres capaz de controlar esta tendencia tan habitual, habrás dado un gran paso para mejorar tu eficiencia personal.
Isabel Gómez
